Project Manager, ovvero il tizio che organizza le cose
Se anche a te è capitato di chiederti “Cosa fa il project manager?”, questa è l’occasione giusta per scoprirlo.
Una volta mio figlio, cercando di spiegare il lavoro del papà PM, ha detto: “È il tizio che organizza le cose”. Onestamente, non saprei trovare definizione migliore. Ma per capire davvero cosa significa tenere insieme i fili invisibili (e delicatissimi) di una web agency, abbiamo fatto qualche domanda ad Alice Raciti, la nostra PM.
Mettere in fila le cose
Alice, come racconteresti il tuo lavoro a un bambino di sei anni?
Una volta qualcuno del reparto web, scherzando, mi ha definita “quella che guarda gli altri lavorare”. In realtà, direi che sono “quella che mette in fila le cose”. Il mio ruolo è soprattutto questo: avere una visione d’insieme sui progetti per dare un ordine efficiente alle varie fasi, gestendo le risorse e prevenendo intoppi.
“Quello che guarda gli altri lavorare” in bolognese è chiamato Umarèll. Da oggi Alice, per noi sarai l’Umarèll del web.
Ti piace questo ruolo?
È sicuramente la cosa che mi piace di più tra tutte quelle che ho fatto. Sono una persona precisa, metodica, e questo tipo di lavoro è davvero nelle mie corde. Credo che l’autodisciplina e la capacità di prevedere ciò che può succedere dopo siano fondamentali per fare bene questo lavoro.
Dentro una giornata da PM
Entriamo nel “backstage” e scopriamo come funziona davvero il lavoro in agenzia. Com’è una tua giornata tipo?
La prima cosa che faccio è leggere le mail e le notifiche di Wrike, il software che usiamo per gestire i progetti. Poi, tra incontri, aggiornamenti, e attività da smistare, la giornata vola. Mi sento come la cabina di controllo dei processi. Mi interfaccio con tutti, spesso anche di persona: preferisco il dialogo faccia a faccia, anche se poi metto tutto per iscritto.
Ecco come fai a tenerti in forma, spostandoti da una scrivania all’altra…
Se avessi un contapassi, supererei l’obiettivo giornaliero senza uscire dall’ufficio!
Altro che yoga!
Quali strumenti usi, oltre a Wrike?
Trello per la visione d’insieme dei progetti (che sono parecchi!) e il mio fidato blocco di carta che tengo sempre sott’occhio. Carta e penna per me rimangono fondamentali perché mi aiutano a non perdermi nulla, nemmeno nei momenti più concitati.
Cosa pensano di capire tutti del tuo lavoro… e invece
In ogni mestiere c’è sempre qualcuno che dice: 'Ma che ci vuole?', senza vedere tutto quello che c’è dietro. Vale per un sito, una parete dipinta o un preventivo di viaggio. Anche a me capita spesso sui vari progetti di sentirmi dire "È pronto, no? ". In realtà mancano ancora tanti piccoli passaggi nascosti. Il mio lavoro è proprio coordinare queste parti invisibili.
Il tuo lavoro è fatto più di parole o di numeri?
Metà e metà. Ci sono le parole per il coordinamento e il dialogo, ma anche numeri, dati, analisi dei costi: servono per migliorare l’efficienza nei progetti futuri.
C'è creatività nel tuo lavoro?
Sì, nel trovare soluzioni. A volte serve immaginazione per aiutare clienti o colleghi a superare ostacoli e resistenze. La domanda giusta può sbloccare un’idea.
Quando le cose si complicano
Fin qui abbiamo parlato solo di quando fila tutto liscio, ma immagino che gestire tanti progetti insieme non dev'essere semplice.
In effetti, portarne avanti tanti contemporaneamente richiede equilibrio. Per fortuna lavoro in tandem con Alice Corradini: lei si occupa della relazione col cliente, io della parte organizzativa. Ma sicuramente entrambe dobbiamo riuscire a mediare tra esigenze diverse, stimolare idee e trovare il modo giusto di spiegare le cose.
Alice col suo braccio destro, l’altra Alice
Hai mai dovuto proteggere il team?
Sì, direi che faccio spesso da interprete. Clienti e tecnici parlano due linguaggi diversi: il mio compito è tradurre, smussare, far sì che il messaggio arrivi chiaro e senza stress.
La cosa più difficile?
L'organizzazione è complessa perché va rinegoziata continuamente ad ogni imprevisto, ma quando tutto si incastra alla perfezione dà molta soddisfazione. L’aspetto forse più difficile è quello umano, perché non è controllabile. Allo stesso tempo, è anche il più arricchente.
Il rapporto tra sviluppatori e PM: una fonte inesauribile d’ispirazione per meme.
Se avessi una macchina del tempo e potessi tornare su un progetto andato male, cosa cambieresti?
In alcune situazioni, una maggior fermezza iniziale avrebbe fatto la differenza. Capire su cosa è giusto cedere e su cosa no – sia dal lato delle richieste del cliente sia dal lato tecnico - è una competenza che si sviluppa con l’esperienza. Non si finisce mai di imparare.
Che tipo di cliente facilita il lavoro?
Quello che ha le idee chiare o, almeno, è disposto ad ascoltare. Fa parte del nostro lavoro interpretare le esigenze, ma poi tutto diventa più semplice se dall’altra parte c’è la disponibilità ad accogliere la nostra consulenza. L’apertura al dialogo fa tutta la differenza.
Qualche riflessione finale
All’inizio abbiamo scherzato un po’, ma non siamo qui per raccontare di “una tizia qualsiasi”. Vogliamo conoscerti meglio. Cosa hai imparato su di te facendo questo lavoro e come è cambiato il tuo modo di vedere l’agenzia da quando hai questo ruolo?
Ho guadagnato sicurezza. Mi sento più presente, più consapevole delle mie scelte. E vedo l’agenzia con occhi diversi: anche perché in questi anni è cambiata molto. C'è stata una riorganizzazione profonda, con l’inserimento di nuove risorse e una struttura diversa. È bello sapere di aver contribuito a migliorare la comunicazione tra reparti e l'efficienza generale.
Un consiglio a un PM junior (o a chi vuole candidarsi al ruolo di customer care)?
Servono umiltà, precisione, spirito positivo. Le critiche arriveranno: il segreto è restare flessibili, imparare dagli errori e credere sempre nel dialogo. Credo che il valore del mio lavoro stia proprio lì: ascoltare tutti, mediare, trovare soluzioni nuove.
Se tu sparissi per un mese cosa succederebbe?
Avrei bisogno di un anno per recuperare le mail! Scherzi a parte, credo che tutti continuerebbero a fare la loro parte, ma mancherebbe quella connessione che rende il processo fluido. L’ingranaggio probabilmente si incepperebbe.
Lynx 2000 in una parola
Hai visto nascere l'agenzia 25 anni fa. Come la descriveresti in una parola?
Famiglia. In tutti i sensi: l'ho fondata, la vivo ogni giorno, e come in ogni famiglia, si condivide tutto, nel bene e nel male. Gioie, fatiche, discussioni. In famiglia ci si sente sempre responsabili anche per gli altri. Ci si sostiene. Ci si tiene stretti.
